Notulen jaarvergadering 2008

NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

VAN VOLLEYBALVERENIGING MADJOE

gehouden op 12 september 2008 in De Sprong te Enkhuizen

Aanwezig: Dirk Blom, Els Boon, Nico Brandsen, Monique Brinkkemper, Ruud Brinkkemper, Wietske van Dekken, Ivar van Dijk, Erna Dijkstra, Margriet van Dok, Max van Ewijk, Ariette Groot-Schouten, Sietske Hilverda, Barry Holwerda, Elly Houtenbos, Roel van Ingen, Margreet Kooiman, Eveline Koolhaas, Otto Laan, Anja van Leeuwen, Jolanda Lucas, Ed Reus, Peter Roelofsen, Jan Swier, Jan Albert Velema, Mart Volgers en Sieb de Wolf.

1. Opening door de voorzitter + vaststelling van de agenda

Ruud opent de vergadering om ± 20.00 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom.

Hij kijkt terug op het vorige seizoen en merkt op dat er veel gebeurd is binnen de vereniging, zoals de degradatie van het eerste damesteam naar de promotieklasse, de wisseling van voorzitter, het ontstaan van een meedenkgroep (de ‘denktank’) die tussen de bedrijven door ook nog de organisatie van de jeugdinterland op zich nam en het wederom geslaagde Hemelvaarttoernooi.

Ruud stelt voor één van de zaken bij punt 7 van de agenda naar voren te halen en dat is de instemming met het voorzitterschap van hemzelf als opvolger van Bob Bakker. De vergadering laat via applaus weten volledig met deze wisseling van de wacht in te stemmen.

Verder laat Ruud weten dat bij punt 7 ook nog had moeten staan dat het bestuur voorstelt Jolanda Lucas en Otto Laan in hun functies als bestuursleden te herbenoemen.

2. Ingekomen stukken en mededelingen

Er zijn afberichten voor vanavond binnengekomen van Bob Bakker, Kiki Kruk, José Kruk, Atie Greiner, Kors Reimers, Wouter Schuitemaker, Annemarie Roelofsen, Sander Volgers, Pim Jorna, Jeroen Holwerda, Jeroen Kor en Margret van Leeuwen.

Er zijn geen stukken ingekomen die relevant zijn voor deze vergadering.

3. Notulen van de vorige ledenvergadering (d.d. 29 september 2006)

Naar aanleiding van een vraag uit de vergadering over de jeugdsubsidie van de gemeente legt Jolanda uit dat deze altijd eerst moet worden aangevraagd, vervolgens wordt toegekend/beschikt en tenslotte achteraf wordt uitbetaald.

4. Jaarverslag bestuur

Het jaarverslag van het bestuur heeft in het clubblad gestaan. De aanwezige leden hebben geen opmerkingen of vragen. Ruud geeft een toelichting op het punt van de samenwerking met Simokos. Die bestond al bij de jongensteams en wordt nu uitgebreid met de meisjesteams. Er is een commissie samengesteld die gaat uitzoeken hoe deze samenwerking het beste kan worden aangepakt. Wat daar uitkomt, laat het bestuur via clubblad en/of website aan de leden weten.

5. Verslag kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie

De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit Atie Greiner en José Kruk. Zij zijn vanavond allebei niet aanwezig, maar ze hebben een verklaring afgegeven dat de boeken in orde zijn bevonden. Ze stellen de vergadering dan ook voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. – De nieuwe kascontrolecommissie zal bestaan uit Sander Volgers en Lars van Zon; reserve wordt Barry Holwerda.

6. Penningmeester

• resultaat 2007-2008 + begroting 2008-2009

Jolanda geeft een toelichting op de posten uit het resultaat 2007-2008 en de begroting 2008-2009. We sluiten het jaar 2007-2008 af met klein positief resultaat, wat o.a. te danken is aan de opbrengsten van de jeugdinterland in maart en die van het Hemelvaarttoernooi in mei. De contributieopbrengsten zijn iets gedaald als gevolg van een dalend ledenaantal, maar daardoor hebben we ook minder Nevobokosten. Verder zijn de trainerskosten lager dan begroot vanwege het tussentijds wegvallen van een aantal trainers.

De begroting voor 2008-2009 laat (ondanks de voorgestelde contributieverhoging) net als vorig jaar een tekort zien, dat vooral te maken heeft met minder sponsoropbrengsten, lagere contributieopbrengsten en hogere huisvestingskosten. Het bestuur hoopt dit tekort te kunnen compenseren door nieuwe sponsoropbrengsten, inkomsten uit acties en de opbrengsten van het Hemelvaarttoernooi (die worden immers nooit begroot, omdat we geen zekerheid hebben over wel/niet doorgaan van het toernooi).

• contributie

Het bestuur stelt voor de contributie te verhogen met 3%. Deze verhoging is al verwerkt in de begroting. De vergadering gaat akkoord met deze verhoging, waardoor ons ‘contributieschema’ voor 2008-2009 er als volgt uitziet:

 

	verenigingscontributie	bondscontributie	totaal
senioren	€ 100,50	€ 70,00	€ 170,50
jeugd ABC	€   94,25	€ 39,75	€ 134,00
jeugd D	€   61,60	€ 14,40	€   76,00
jeugd E	€   61,60	–	€   61,60
recreanten	€ 100,50	–	€ 100,50

7. Samenstelling bestuur

• Jolanda Lucas en Otto Laan zijn volgens het rooster van aan- en aftreden aftredend als bestuurslid, maar beiden herkiesbaar. Ruud stelt voor ze te herbenoemen in hun functies en de vergadering stemt daar van harte mee in.

• Margreet Kooiman treedt af als secretaris. Otto neemt in een mooie toespraak afscheid van Margreet en gaat daarbij in op haar (lange) bestuursgeschiedenis (waarvoor hij ter inspiratie een avondje bij oud-DFC-voorzitter Arie Rood heeft doorgebracht). Hij staat ook nog even stil bij het feit dat Margreet eigenlijk bij de fusie met Madjoe zou stoppen als bestuurslid, maar op de fusieavond zelf besloot toch nog maar door te gaan. Vanwege haar vele verdiensten voor de club [leuk om dit eindelijk ook eens over jezelf te mogen opschrijven - mk] stelt Otto de vergadering voor om Margreet te benoemen tot erelid en de vergadering stemt daar via een applaus mee in.

Margreet neemt daarna het woord en gaat ook nog even terug in de tijd. Ze werd in 1984 bestuurslid van DFC namens de clubbladredactie en volgde in 1986 Arie Rood op als secretaris (die toen op zijn beurt Arend Kouwenhoven opvolgde als voorzitter). Dat hebben ze samen volgehouden tot aan de fusie met Madjoe in 2001. Arie is toen gestopt en aanvankelijk zou Margreet ook stoppen, maar toen de gelegenheid zich voordeed om secretaris van Madjoe te worden, leek het haar wel aardig om nog door te gaan als bestuurslid van een grotere, anders georganiseerde club. Door drukte met werk en familie heeft ze vorig jaar al besloten dat seizoen 2007-2008 haar laatste als secretaris zou zijn. Ze blijft verder overigens wel actief voor Madjoe, o.a. als  ondersteuning van Annemarie Roelofsen en als wedstrijdleiding bij het Hemelvaarttoernooi. Overigens heeft Margreet in haar tijd als bestuurslid twee fusies meegemaakt: naast de fusie met Madjoe in 2001 kijkt ze ook met een goed gevoel terug op de fusie met En Bloc in 1990, die mensen als Koos en Otto Laan, Theo Hoogland, Margriet van Dok en Dirk Mensch (weer) binnen de vereniging bracht. Tot slot bedankt ze iedereen met wie ze als bestuurslid prettig heeft samengewerkt en ze wenst het nieuwe bestuur, met name Ruud en haar opvolgster Els Boon, veel succes.

• Barry Holwerda treedt af als lid van de Jeugdcommissie, waarvan hij lange tijd voorzitter was en die hij ook in het bestuur vertegenwoordigde. Otto spreekt hem toe en memoreert dat Barry in 1998 lid werd van het DFC-bestuur. Bij de fusie met Madjoe in 2001 koos hij ervoor om mee te gaan als bestuurslid en werd toen lid van de jeugdcommissie, waar hij al snel Henny Blom opvolgde als voorzitter. Barry heeft zich ontpopt tot een rustige regelaar, met wie het goed samenwerken is. Hij heeft zijn voorzitterstaak van de JC inmiddels overgedragen aan Margret van Leeuwen, wat weinig problemen opleverde omdat er een goed JC-draaiboek lag.

• Ed Reus treedt ook af als lid van de jeugdcommissie. Ruud spreekt hem toe en haalt naar voren dat Ed zijn zaken als secretaris van de JC altijd perfect voor elkaar had. Verder was Eds deelname aan de JC ook waardevol doordat hij als niet-volleyballer vaak een verfrissende kijk op de dingen had. Dat bleek ook bij de bestuursvergaderingen die hij als opvolger van Barry bijwoonde als vertegenwoordiger van de JC. Samen met Barry was Ed de afgelopen jaren  ‘trekker’ van de JC en ze toonden zich goede opvolgers van Henny Blom.

Uiteraard worden alle scheidende bestuursleden flink in de bloemen gezet en krijgen ze een leuke bon als waardering voor hun vele werk voor de club. Ruud stelt vervolgens voor om Els Boon te benoemen als nieuwe secretaris. De vergadering stemt daar mee in. Tenslotte stelt Ruud voor om Jeroen Kor te benoemen tot bestuurslid Public Relations. Ook hier heeft de vergadering geen bezwaar tegen.

8. Commissies

De jaarverslagen van technische commissie en jeugdcommissie hebben in het clubblad gestaan.

• Otto geeft namens de TC nog wel aan dat er in de toekomst problemen komen wat betreft de arbitrage. Madjoe levert te kort scheidsrechters. Dit speelt voornamelijk bij de hogere niveaus (vanaf 3^e divisie). Er zijn nog geen sancties van de Nevobo, maar volgend seizoen kan Madjoe worden benadeeld. Sieb de Wolf merkt op dat alleen hij in de regio West-Friesland niveau 1.0 mag fluiten en Piet Kofman niveau 2.0. Er zal dus versterking moeten komen.

De technische commissie is aangevuld met Arno Wetterhahn.

Otto vermeldt nog dat het Hemelvaarttoernooi ondanks het matige weer goed heeft gedraaid. Dit is voor Madjoe een belangrijke inkomstenbron.

• Ed Reus van de jeugdcommissie heeft als aanvulling op het jaarverslag dat er dit jaar een aantal keer contact is geweest met ouders in verband met het gedrag van hun kinderen tijdens de training.

• Jan Swier van de sponsorcommissie geeft aan dat een betere bezetting wenselijk is. Het is moeilijk om daar mensen voor te krijgen. De actie ‘Vrienden van Madjoe’ is een succes. De sponsorcommissie is naar de sponsors geweest voor prijzen (in de vorm van een waardebon). De jeugdinterland heeft veel geld ingebracht, mede dankzij de denktank. Ook de ballensponsoring tijdens het Hemelvaarttoernooi heeft veel opgeleverd. Door een gunstige loting kon Madjoe afgelopen jaar weer meedoen met de sponsoractie van Deen. Voor het komende jaar gaat de sponsorcommissie de sportkleding via de website regelen.

• Gareth Burke van de kantinecommissie is gestopt. Kors Reimers heeft zijn plaats ingenomen. Verder stoppen Netty en Ton Daas met het stencilen van het clubblad. Gareth, Netty en Ton zijn niet op de vergadering aanwezig, maar zullen hun bloemen en cadeaubon nog krijgen.

9. Beleidsplan

Ruud geeft aan dat we dit jaar een nieuw beleidsplan gaan maken. De bedoeling is dat dit wordt gedaan door de acht mensen die ook aanwezig waren bij de IK-sportscan. Bij deze sportscan zijn diverse dingen naar voren gekomen. Zo is het wenselijk om een jeugdraad op te richten en een vertrouwenspersoon aan te stellen. Ook wat betreft verzekeringen voor de vereniging moet nog wat worden gedaan. We gaan eerst kijken hoe ver we zelf komen en eventueel vragen we hulp van Clubkoers, waarvan de Nevobo een van de pijlers is. Het streven is om op de volgende algemene jaarvergadering met het nieuwe beleidsplan te komen. Het is dan wel de bedoeling dat dit ook echt gebruikt gaat worden.

Sieb de Wolf vraagt hoe het zit met de uniformiteit van de clubkleding. Ruud antwoordt dat de clubkleuren groen/wit zijn. De dames mogen wel met zwarte broek, maar dan wel het gehele team, zodat het wel een eenheid is. Een selectieteam mag eventueel wel een ander tenue, maar dit moet wel ‘herkenbaar Madjoe’ zijn en het bestuur moet hiermee akkoord gaan.

10. De Sprong

Margreet geeft namens Stichting De Sprong aan dat het laatste ‘echte’ contact met de gemeente in april 2007 met de heer Van Pijkeren is geweest. Deze kondigde toen een onderzoek aan naar een blijvende behoefte aan een sportzaal in de binnenstad (planning 2007), maar sindsdien is er – ondanks vragen van onze kant – niets meer van hem vernomen. Er is inmiddels een nieuwe wethouder, de heer Boland. Hij wordt binnenkort uitgenodigd voor een werkbezoek aan De Sprong, waarbij hij zal worden bijgepraat over de gang van zaken van de afgelopen tien jaar. We hopen dat dit iets gaat opleveren.

11. Rondvraag

• Anja van Leeuwen vraagt of er geen recht is op subsidie vanuit de gemeente. Het antwoord van Jolanda is dat er alleen jeugdsportsubsidie is en verder niet.

• Peter Roelofsen vraagt of leden die begin van het seizoen afzeggen nog contributie moeten betalen of niet. Jolanda zegt dat de regel is dat er vóór 1 juni moet worden opgezegd en dat er anders contributie moet worden betaald. Er wordt in een enkel geval een uitzondering gemaakt, bijvoorbeeld als de trainingstijden zodanig wijzigen dat iemand verhinderd is.

• De moeder van een van de jeugdleden vraagt waarom er geen betere communicatie is tussen de vereniging en de ouders. Zij heeft een kind dat nu nog steeds niet weet in welk team ze komt, hoewel is toegezegd dat dit aan het begin van het seizoen bekend zou worden. – De JC antwoordt hierop dat aan het begin van het seizoen zoveel afmeldingen kwamen dat alles weer opnieuw moest worden bekeken. Dat had inderdaad beter met de ouders gecommuniceerd moeten worden: een verbeterpunt voor de toekomst.

• Als er niets meer aan de orde is, sluit Ruud de vergadering om 22.15 uur. Hij bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en nodigt iedereen uit voor een drankje in de kantine.

 

Margreet/Els, oktober/september 2008