Notulen ledenvergadering 2009

NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN VOLLEYBALVERENIGING MADJOE

gehouden op 11 september 2009 in De Sprong te Enkhuizen

Aanwezig: Els Boon, Nico Brandsen, Monique Brinkkemper, Ruud Brinkkemper, Erna Dijkstra, Margriet van Dok, Ida Hink, Barry Holwerda, Jeroen Holwerda, Roel van Ingen, Pim Jorna, Ina Kofman, Margreet Kooiman, Eveline Koolhaas, Otto Laan, Margret van Leeuwen, Jolanda Lucas, Martin Quak, Kors Reimers, Peter Roelofsen, Maaike Sluis, Mart Volgers, Sander Volgers, Sjoerd de Vries, Arno Wetterhahn en Lars van Zon.

1. Opening door de voorzitter + vaststelling van de agenda.

Ruud opent de vergadering om ± 20.15 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. Speciaal de ereleden Margreet en Mart. Hij kijkt terug op het afgelopen seizoen en constateert dat het jaar met ups en downs is verlopen. De vernieuwde Sprong is vanmiddag officieel geopend, waarbij ongeveer 40 vrijwilligers aanwezig waren. Daarvan werden er 6 extra in het zonnetje gezet. Dit waren Piet Kofman, Theo Hoogland, Kors Reimers, Margreet Kooiman, Jolanda Lucas en Bob Bakker.

Ruud staat ook nog even stil bij het overlijden van Trijnie Dokkum en Ria Rooker, die resp. 55 en 40 jaar lid van onze vereniging waren en bij de lintjes van Mart Volgers en Atie Greiner op Koninginnedag.

Verder noemt Ruud nog het Openingstoernooi en het Nieuwjaarstoernooi.

2. Ingekomen stukken en mededelingen.

Er zijn afberichten voor vanavond binnengekomen van Ariette Groot, Jan Swier, Dirk Blom, Anja van Leeuwen, Peter Krommenhoek, Ank van der Horst en Annemarie Roelofsen.

Er zijn verder geen stukken binnengekomen die relevant zijn voor deze vergadering.

3. Notulen van de vorige ledenvergadering (d.d. 12 september 2008)

Er zijn geen op- of aanmerkingen over de notulen.

4. Jaarverslag bestuur.

Het jaarverslag van het bestuur heeft op de website gestaan, terwijl er tijdens de ledenvergadering exemplaren aanwezig zijn. De aanwezige leden hebben geen opmerkingen of vragen.

Ruud geeft een toelichting op enkele punten hieruit. Het Hemelvaarttoernooi is weer een succes geweest. Hiervoor is een partytent aangeschaft.

Verder stipt Ruud nog aan dat in het najaar van 2008 het eerste overleg met Stichting de Sprong en wethouder Boland is geweest over het achterstallige onderhoud. Dit resulteerde in een grondige opknapbeurt waarbij de gemeente Enkhuizen en Stichting de Sprong beiden voor financiële steun zorgden en de vele vrijwilligers heel veel werk hebben verzet.

5. Verslag kascontrolecommissie en benoeming nieuwe commissie.

De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit Sander Volgers en Lars van Zon. Sander complimenteerde Jolanda met haar werk. Het zag er prima uit. Ze stellen de vergadering dan ook voor de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. De nieuwe kascontrolecommissie zal bestaan uit Lars van Zon en Barry Holwerda; reserve wordt Margreet Kooiman.

6. Penningmeester.

• resultaat 2008-2009 + begroting 2009-1010.

Jolanda geeft een toelichting op de posten uit het resultaat 2008-2009 en de begroting 2009-2010. We sluiten het jaar 2008-2009 af met een negatief resultaat, wat o.a. te danken is aan de achtergebleven contributieopbrengsten. Door het wegvallen van een grote jeugdsponsor zijn de sponsoropbrengsten gedaald. Positief is de verhoging van het aantal ballensponsors (40 ballen meer dan begroot).

De trainerskosten zijn ook wat lager dan begroot. Dit omdat er 35 weken waren begroot, terwijl dat er minder waren. De vereniging werd dit jaar geconfronteerd met veel boetes van de Nevobo, door de striktere naleving van de regels.

Een andere tegenvaller waren de kosten voor de Time Out. Begin van het jaar heeft de vereniging twee offertes opgevraagd voor het drukken van de Time Out. Waarschijnlijk door een foute interpretatie van een offerte kwamen we dit jaar veel hoger uit dan begroot. Het bestuur gaat dit nog verder uitzoeken hoe dit is gebeurd. Tevens is een idee om te gaan inventariseren of leden de Time Out op papier of digitaal willen gaan ontvangen. Het voordeel van digitaal is dat het sneller en goedkoper is.

De begroting voor 2009-2010 laat wederom een tekort zien. Dit komt mede door de verminderde sponsoropbrengsten. De trainerskosten stijgen door de komst van selectietrainers. De Nevobo geeft een stijging in kosten van 7,5% (de verhoging van de teamgelden zijn zelfs 8,9%).

Een vraag van een van de leden is hoe de huisvestingskosten zijn samengesteld. Jolanda antwoordt hierop dat voor zowel senioren als junioren zaalruimte moet worden gehuurd. Het bedrag van de jeugd is relatief hoog, want er zijn veel groepen en de ABC-jeugd traint 2 keer per week. Ruud geeft aan dat bij een inventarisatie de gemeente Enkhuizen ten opzichte van andere gemeenten ongeveer 20 tot 30% meer zaalhuur in rekening brengt. Madjoe betaalt ongeveer € 15,-- huur per uur, terwijl men in andere gemeenten soms maar € 6,-- betaalt. Het rapport hierover zal door de gemeente nader worden bekeken.

• contributie

Het bestuur stelt voor de contributie te verhogen met 3%. Deze verhoging is al verwerkt in de begroting. De vergadering gaat akkoord met deze verhoging, waardoor ons “contributieschema”voor 2009-2010 er als volgt uitziet:

	verenigingscontributie	bondscontributie	totaal
senioren	€ 103,50	€ 72,10	€ 175,60
jeugd ABC	€   97,10	€ 41,00	€ 138,10
jeugd D	€   63,50	€ 15,63	€   79,13
jeugd E	€  63,50	–	€   63,50
recreanten	€ 103,50	–	€ 103,50

 

7. Samenstelling bestuur.

• Jeroen Kor die in september 2009 als PR-lid in het bestuur kwam is halverwege het seizoen afgehaakt. Zijn ambities waren groter dan zijn beschikbare tijd hiervoor. Ruud bedankt hem voor zijn inzet.

• Otto Laan treedt af als voorzitter van de Technische Commissie en gaat hiermee ook het bestuur verlaten. Ruud dankt Otto in zijn afscheidstoespraak en haalt nog enkele punten naar voren uit zijn bestuurscarrière. Naast de gebruikelijke bloemen en cadeaubon is er een mooie pen met inscriptie. Otto Otto neemt zelf ook nog het woord en verteld hoe hij in 1995 in het DFC-bestuur kwam als opvolger van Piet van der Horst. Eerst deed Otto alleen het clubblad, maar later nam hij meer taken op zich. Hij maakte zich hard voor een fusie met Madjoe en vond dat hij daarom ook in het bestuur van de fusieclub moest gaan (samen met Barry en Margreet). Otto werd voorzitter van de TC, maar daarnaast organiseert hij mede het Hemelvaarttoernooi en alles wat verder op zijn pad komt. Dit leverde hem de titel “vrijwilliger van het jaar” op.

Otto gaat zich vanaf komend seizoen toeleggen op het fluiten van wedstrijden.

Het voorstel tot benoeming van Sander Volgers als zijn opvolger als voorzitter van de TC en daarmee bestuurslid wordt door de vergadering goedgekeurd.

8. Commissies.

De jaarverslagen van de technische commissie en jeugdcommissie hebben op de Madjoe-site gestaan.

• Margret geeft aan dat er niet heel veel talenten binnen de vereniging zijn. Er spelen er wel een paar mee met D1. Een aantal zijn er afgehaakt in verband met studie en sommigen zijn toch vertrokken ondanks dat ze veel aandacht van Madjoe hebben gehad.

• Sjoerd de Vries geeft aan dat er afgelopen seizoen bij een jeugdtoernooi geen scheidsrechter was. Als hij op tijd wordt gevraagd zou hij dat wel op zich willen nemen.

• Otto geeft aan dat er nog steeds een arbitrageprobleem is. Afgelopen jaar heeft de TC hier aandacht aan besteed samen met Sjoerd en Sieb. Voor beginnende scheidsrechters is er een cursus georganiseerd die werd bijgewoond door ca. 12 dames.

• Lars van Zon heeft de afgelopen drie jaar het wedstrijdsecretariaat gedaan. Otto spreekt hem toe en haalt naar voren dat Lars alles heeft geautomatiseerd en gestroomlijnd. Hij wordt door Otto bedankt voor alles en krijgt een mooie bos bloemen en een cadeaubon uitgereikt en hoopte dat hij in zijn nieuwe taak als voorzitter van de winkeliersvereniging nog eens aan Madjoe zal denken. Zijn taken worden overgenomen door Mieke en Angela Vriend.

• Over de invoering van de digitale pasfoto door de Nevobo weet Otto nog te vermelden dat ongeveer 90% van de foto’s zijn ingeleverd, maar dat de uitlevering van de nieuwe spelerskaarten zijn vertraagd.

• Jeroen Holwerda van de sponsorcommissie geeft aan dat het geen topjaar is geweest. Door de crisis lijkt iedereen wel de hand op de knip te houden. Hij hoopt dat het volgend jaar beter gaat en ziet nog wel enkele lichtpuntjes: er is advertentie bij in de Time Out, 3 nieuwe bordsponsors en sponsors voor het Streekteam en Jeugdstreekteam. De ballenactie tijdens het Hemelvaarttoernooi is een groot succes geweest. Ook de vrienden van Madjoe draait goed.

Om de sponsors te behouden is een goed contact belangrijk. De sponsorcommissie is dan ook van plan ze uit te nodigen in de Sprong om hen te informeren hoe het afgelopen seizoen is verlopen en met hen van gedachten te wisselen.

• De voorzitter van de kantinecommissie Kors Reimers geeft aan dat de kantine dit seizoen goed heeft gedraaid en vindt dat de kantine goed is voor de binding met de club. Dit voorjaar hebben een aantal mensen de cursus IVA gevolgd welke verplicht is voor degenen die achter de bar staan. Deze cursus werd gegeven door Arend Jans.Verder deelt hij mee dat de bierprijs door de gestegen prijzen wordt verhoogd naar € 1,40. Ruud bedankt Kors voor zijn inbreng.

• Ina Kofman de vertegenwoordiger van het koffievolleybal vertelt dat ze een gezellig clubje hebben, waarbij de oudste speelster boven de 75 jaar is en de jongste 44 jaar. Het is al het 20^e jaar dat het koffievolleybal bestaat.

• Elly van Rensch treedt af als lid van de jeugdcommissie. Margret vertelt het volgende over Elly dat zij in 2005 is begonnen in de JC. Zij organiseerde de zondagstraining en het 2-jaarlijkse schoolvolleybaltoernooi. (Het laatste blijft zij overigens doen net als de training van het circulatievolleybal niveau 3/4).

• Annemarie Roelofsen stopt met de sponsorcommissie.  Ruud noemt haar een duizendpoot, want de verzorging van de Time Out, de ledenadministratie en de vernieuwde website blijft Annemarie voor Madjoe doen.

Voor alle scheidende bestuursleden is er een mooie bos bloemen en een cadeaubon.

9. Beleidsplan.

Ruud licht toe dat dit beleidsplan ieder jaar bekeken gaat worden en zonodig bijgesteld. Het is een discussiestuk die we met de leden gaan delen. Heel veel uit dit beleidsplan is vanavond al de revue gepasseerd. Enkele punten worden nog even aangestipt:

• Madjoe moet een aantrekkelijke vereniging blijven voor iedereen, ook recreatief.

• PR-functie is vacant. Het bestuur wil deze functie graag ingevuld hebben, maar is er nog niet in geslaagd de juiste persoon te vinden die er de tijd voor heeft.

• De Nevobo vindt het belangrijk een Vertrouwens Contact Persoon binnen de vereniging te hebben. Afgelopen seizoen heeft Wietske van Dekken zich bereid verklaard deze taak op zich te nemen en heeft hiervoor inmiddels een cursus gevolgd.

• Het oplossen van het scheidsrechterstekort heeft een grote prioriteit bij het bestuur.

• Voor de realisering van het beachvolleybal heeft Madjoe samen met zwembad Enkhuizer Zand een plan ingediend bij de gemeente. Echter het zwembad heeft afgehaakt en nu zal Madjoe alleen de kar moeten trekken. Daarvoor moet een plan bij de gemeente worden ingediend met een exploitatiebegroting voor 5 jaar. Otto schat de kans op realisatie op 95%.

• Een ander speerpunt zal het recreatieve volleybal worden. Gedacht wordt aan een soort strippenkaart waarbij men zonder verplichtingen een avondje kan volleyballen.

Als wij door middel van een project in samenwerking met Enkhuizen Actief mensen aan het bewegen krijgen kunnen wij eventueel subsidie krijgen.

• Op 15 mei 2010 zal het 60-jarig bestaan van Madjoe worden gevierd. De dames van het 2^e team zullen dit weer organiseren.

10. De Sprong.

Margreet geeft aan dat Stichting de Sprong ook dit jaar nog met de gemeente om tafel gaat zitten. Dit omdat verwarming en isolatie nog te wensen over laat. Er gaat veel warmte via de ramen verloren, zodat er veel wordt verstookt. Aangezien het energiebeheer veel aandacht van de gemeente heeft hoopt de Stichting de Sprong dat de gemeente hier iets aan gaat doen.

11. Rondvraag.

Daar er niemand iets voor de rondvraag heeft, sluit Ruud de vergadering om 22.25 uur.